Współczesne przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości, coraz częściej inwestują w systemy ERP, co pozwala im zoptymalizować zarządzanie zasobami i procesami biznesowymi. Wybór odpowiedniego rozwiązania ma kluczowe znaczenie dla efektywności operacyjnej firmy. W poniższym artykule porównamy dwa główne modele wdrożeń systemów ERP, analizując ich zalety, wady oraz korzyści dla różnych typów przedsiębiorstw.
Od momentu swojego powstania, systemy ERP przeszły znaczącą ewolucję – od rozwiązań instalowanych lokalnie na serwerach firmowych do nowoczesnych platform chmurowych dostępnych z każdego miejsca na świecie. Systemy ERP, inaczej zwane ERP SaaS, to rozwiązania hostowane przez dostawcę usług w chmurze. Użytkownicy uzyskują dostęp do systemu za pośrednictwem Internetu.
Zalety ERP w chmurze
Program ERP w chmurze jest bez wątpienia bardziej elastyczny i łatwo dostosowuje się do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Możliwość skalowania zasobów w górę lub w dół pozwala na optymalne zarządzanie kosztami. Ponadto, pracownicy mogą z niego korzystać z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu, co sprzyja pracy zdalnej i mobilności.
Dostawcy usług w chmurze regularnie aktualizują oprogramowanie, co zapewnia dostęp do najnowszych funkcji i poprawek bezpieczeństwa bez konieczności angażowania zasobów IT firmy, a sam model subskrypcyjny ERP w chmurze eliminuje konieczność ponoszenia wysokich kosztów początkowych związanych z zakupem sprzętu i licencji.
Wady ERP w chmurze
Nie da się jednak pominąć kilku minusów tego rozwiązania. Decydując się na program ERP w chmurze, firma staje się zależna od dostawcy usług, co wiąże się z ryzykiem dostępności systemu i przeniesienia danych. Może to prowadzić do tzw. vendor lock-in, utrudniającego migrację do innego dostawcy z powodu kosztów i potencjalnych przerw. Awaria u dostawcy może czasowo uniemożliwić dostęp do kluczowych aplikacji, a niezawodność i prędkość Internetu bezpośrednio wpływają na efektywność systemu ERP.
Przechowywanie danych w chmurze budzi także obawy o prywatność i bezpieczeństwo, szczególnie dla firm przetwarzających wrażliwe informacje, wymagając zaufania do zabezpieczeń dostawcy. Firmy muszą też dostosować się do różnych regulacji prawnych dotyczących ochrony danych. Niewłaściwe zarządzanie dostępem może prowadzić do naruszeń bezpieczeństwa, co często skłania firmy do pozostania przy tradycyjnym modelu ERP na lokalnych serwerach.
Zalety ERP na serwerze
System ERP na serwerze daje firmom pełną kontrolę nad przechowywaniem i zarządzaniem danymi, co jest kluczowe dla przedsiębiorstw z rygorystycznymi wymogami regulacyjnymi. Pozwala to na wdrożenie spersonalizowanych polityk bezpieczeństwa i zgodność z wewnętrznymi standardami, minimalizując ryzyko naruszeń danych.
Lokalne systemy mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy, umożliwiając tworzenie unikatowych modułów i rozszerzeń. Brak zależności od dostawców zewnętrznych z kolei zapewnia większą stabilność operacyjną i pełną kontrolę nad harmonogramem aktualizacji oraz konserwacji systemu.
Ponadto, przedsiębiorstwa mogą wybrać dostawców sprzętu i oprogramowania według własnych preferencji, co ułatwia negocjowanie korzystnych warunków i integrację z innymi narzędziami. Pełna kontrola nad infrastrukturą IT pozwala firmom szybko reagować na zmieniające się warunki biznesowe i sytuacje kryzysowe, zapewniając ciągłość działania.
Wady ERP na serwerze
Wdrożenie programu ERP na serwerze wymaga jednak znaczących inwestycji w sprzęt, oprogramowanie oraz zasoby IT do utrzymania i zarządzania systemem. Firmy muszą samodzielnie dbać o aktualizacje, konserwację i bezpieczeństwo systemu, co może być czasochłonne i kosztowne, a zmiana wielkości systemu wymaga często dodatkowych inwestycji w sprzęt i oprogramowanie, co może ograniczać ich elastyczność.
Kiedy wybrać ERP w chmurze, a kiedy na serwerze?
Program ERP w chmurze to optymalny wybór dla firm poszukujących elastyczności, mobilności i niższych kosztów początkowych. Idealne dla przedsiębiorstw o dynamicznie zmieniających się potrzebach i tych, które cenią sobie szybkie wdrożenie oraz możliwość pracy zdalnej.
ERP na serwerze to z kolei najlepszy wybór dla firm z wymaganiami dotyczącymi pełnej kontroli nad danymi, które mają specyficzne potrzeby w zakresie personalizacji systemu oraz dysponują odpowiednimi zasobami do zarządzania infrastrukturą IT.
Przyszłość systemów ERP
W przyszłości systemy ERP będą coraz bardziej zintegrowane z nowoczesnymi technologiami, takimi jak AI, IoT czy big data. Trendy wskazują na rosnącą popularność rozwiązań hybrydowych, które łączą zalety chmury i serwerów lokalnych, oferując jeszcze większą elastyczność i wydajność tego rozwiązania.
